ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ

 1. Εισαγωγή

Έχοντας εγκαταστήσει το Plugin, στο Dashboard του WordPress εμφανίζεται το “Primer MyData”. Πατώντας πάνω του, θα εμφανιστούν οι τέσσερις ακόλουθες υποκατηγορίες.
“Παραγγελίες” για την διαχείριση των παραγγελιών, “Παραστατικά” για την διαχείριση των παραστατικών, “Ρυθμίσεις” για την αλλαγή των ρυθμίσεων και “Άδεια χρήσης και Γενικές Ρυθμίσεις”, η οποία αφορά πληροφορίες και διαχείριση της άδειας χρήσης του προϊόντος, καθώς και πληροφορίες για την επιχείρηση σας.

 2. Άδεια χρήσης και Γενικές Ρυθμίσεις

Επιλέγοντας από την αριστερή λίστα το κουμπί “ Άδεια χρήσης και Γενικές Ρυθμίσεις ” εμφανίζεται η εξής σελίδα.

Στην αρχή της σελίδας υπάρχουν τα “Διαπιστευτήρια άδειας χρήσης”, τα οποία είναι πεδία που έχουν ήδη συμπληρωθεί με την εγκατάσταση του Plugin και την ενεργοποίησή του. Το Κλειδί άδειας χρήσης, το όνομα χρήστη και ο κωδικός σας αποστέλλονται στην αρχή της συνεργασίας μας. Το Κλειδί άδειας χρήσης είναι ο σειριακός αριθμός, ο οποίος ενεργοποιεί την χρήση του Plugin, ανάλογα με την έκδοση την οποία έχετε επιλέξει,  το μοναδικό όνομα χρήστη και  τον προσωπικό σας κωδικό.

Στην συνέχεια, εμφανίζονται οι “πληροφορίες Άδειας χρήσης”, οι οποίες είναι οι γενικές πληροφορίες για την εκάστοτε έκδοση του προϊόντος.
Το “Πακέτο Plugin” αναφέρεται στον κωδικό της έκδοσης,  που έχετε επιλέξει, και με την επιλογή “Ημερομηνία λήξης” σας παρέχεται η πληροφορία για την ημερομηνία λήξης της συνδρομής σας.
Το “Πακέτο MyData”, αντίστοιχα, σας ενημερώνει για το πακέτο MyData, το οποίο έχει επιλεγεί. Επίσης, σας γνωστοποιείται η ποσότητα των παραστατικών, τα οποία μπορείτε να εκδώσετε για τον συγκεκριμένο μήνα που διανύουμε μέσω του “Υπολειπόμενα παραστατικά MyData για αυτόν τον μήνα”.  Το “Εμφάνιση υπολειπόμενων” προχωρεί σε ανανέωση για να σας δείξει τον τελικό αριθμό των παραστατικών, τα οποία απομένουν την εκάστοτε χρονική στιγμή.

Ακολουθούν οι πληροφορίες της επιχείρησής σας.

Στα πεδία οι πληροφορίες που αναφέρονται είναι:

• το όνομα της επιχείρησης
• ο διακριτικός τίτλος της επιχείρησης
• ο Αριθμός του Φορολογικού Μητρώου(ΑΦΜ)
• Η διεύθυνση της έδρας της επιχείρησης
• με το τι δραστηριοποιείται η εταιρία
• ο αριθμός ΓΕΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο)
• η ιστοσελίδα της επιχείρησης
• ο αριθμός κινητού τηλεφώνου
• η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με κάθε ανανέωση της συνδρομής, η χρήση του “Έλεγχος συμβατότητας διακομιστή”, πατώντας το “Check”, είναι απαραίτητη ώστε να ελέγχονται όλες οι προδιαγραφές, οι οποίες είναι απαραίτητες προκειμένου τα παραστατικά να γίνουν αποδεκτά από την ΑΑΔΕ.

 3. Ρυθμίσεις

3.1. Ρυθμίσεις MyData

Επιλέγοντας από την αριστερή λίστα ως υποκατηγορία του “Primer MyData”,  η επιλογή “Ρυθμίσεις” εμφανίζει την ακόλουθη σελίδα, η οποία αφορά το “Ρυθμίσεις MyData”.

Στην αρχή της σελίδας σας εμφανίζονται πληροφορίες για το πακέτο MyData που έχετε επιλέξει και τα υπολειπόμενα τιμολόγια.

Στην συνέχεια της σελίδας εμφανίζεται ο τρόπος με τον οποίο θέλετε να γίνει η αρίθμηση στα επόμενα παραστατικά. Προκαθορισμένη επιλογή είναι να εκκινούν όλα από τον αριθμό 1. Δίνεται η δυνατότητα, ωστόσο, να ξεκινήσει η αρίθμηση από τον αριθμό, τον οποίο επιθυμείτε, για κάθε είδος παραστατικών τα οποία χρησιμοποιούνται στην επιχείρησή σας.

Το MyData API το οποίο έχει δύο επιλογές, το “API Παραγωγής”, το οποίο αποστέλλει τα παραστατικά στην παραγωγή της ΑΑΔΕ και το “Δοκιμαστικό API”, το οποίο σας δίνει την  δυνατότητα να προβείτε σε δοκιμές με την έκδοση των παραστατικών σας, έχοντας εικόνα της τελικής μορφής του παραστατικού, προκειμένου να προχωρήσετε στις ανάλογες διαμορφώσεις.

Για να αποστέλλονται τα παραστατικά στην ΑΑΔΕ πρέπει να είναι πάντα επιλεγμένο το “API παραγωγής” και μόνο σε περιπτώσεις δοκιμαστικών να αλλάζει.

Επιπρόσθετα, παρέχεται η δυνατότητα της επαναποστολής του αρχείου HTML, με την επιλογή “Επανάληψη αποστολής”, σε περίπτωση ανάγκης, λόγω προβλήματος της πρώτης αποστολής.
Αυτή η επιλογή θα σας εμφανιστεί μόνο όταν δημιουργηθεί κάποιο σφάλμα στην πρώτη αποστολή του αρχείου HTML.

Κυλώντας τον δρομέα προς τα κάνω, εμφανίζονται οι ρυθμίσεις μορφοποίησης για το λογότυπο της εταιρίας.

Με το «Προσθήκη λογότυπου εταιρίας», γίνεται η προσθήκη της εικόνας από την συσκευή σας, πατώντας το “Ανέβασμα αρχείου”. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε μόνο αρχεία .png ή .jpg και μεγέθους μέχρι 75kb. Υποστηρίζονται μέχρι 3 αλλαγές λογοτύπου (εφόσον έχει πατηθεί το “Αποθήκευση”) .

Το “Χρησιμοποίηση λογότυπου” είναι προεπιλεγμένο, ώστε να εμφανίζεται το λογότυπο της επιχείρησής σας στα παραστατικά. Η συγκεκριμένη επιλογή, ωστόσο, αναιρείται με την αποεπιλογή από το checkbox.

Εν συνεχεία, δίνεται η δυνατότητα προβολής του προτύπου του παραστατικού, πατώντας το “Προεπισκόπιση προτύπου”, ώστε να έχετε την εικόνα των παραστατικών σας και να τα διαμορφώσετε όπως εσείς επιθυμείτε.

Οποιαδήποτε αλλαγή στο τέλος θα πρέπει να επιβεβαιωθεί με το κουμπί “Αποθήκευση” , προκειμένου να αποθηκευτεί στο σύστημα.

3.2. Γενικές Ρυθμίσεις

Για να εισέλθετε στην καρτέλα των Γενικών Ρυθμίσεων, εφόσον είναι επιλεγμένο στο αριστερό μενού το κουμπί Ρυθμίσεις, επιλέγετε την ένδειξη «Γενικές Ρυθμίσεις» από την πάνω καρτέλα.

Στις γενικές ρυθμίσεις δίνονται 2 επιλογές:

• Ενεργοποίηση επιλογής απόδειξης/τιμολογίου στην σελίδα πληρωμής
• Δημιουργία/ενημέρωση νέου χρήστη στην σελίδα πληρωμής

Το “ Ενεργοποίηση επιλογής απόδειξη/τιμολόγιο στην σελίδα πληρωμής” είναι η ενεργοποίηση των επιλογών, κατά την διάρκεια παραγγελίας του πελάτη, ανάμεσα σε απόδειξη ή τιμολόγιο. Όταν είναι επιλεγμένο το “Απόκρυψη”, εμφανίζεται ως μόνη επιλογή παραστατικού η απόδειξη, ενώ όταν είναι επιλεγμένο το “Εμφάνιση”, θα επιτρέπεται στον πελάτη να επιλέξει ανάμεσα σε απόδειξη και τιμολόγιο.

Στο “Δημιουργία/ενημέρωση νέου χρήστη στην σελίδα πληρωμής”, με την ένδειξη “Ενεργοποίηση” επιτρέπεται στον πελάτη να δημιουργήσει νέο χρήστη ή να ενημερώσει τα στοιχεία σε ήδη υπάρχων λογαριασμό. Αντίθετα, με την ένδειξη “Απενεργοποίηση” , η δυνατότητα αυτή αποσύρεται.

3.3. Ρυθμίσεις Email

Για την παραμετροποίηση του Email, επιλέγετε το “Ρυθμίσεις” στις υποκατηγορίες του “Primer MyData” από την αριστερή λίστα, όπως φαίνεται και στην ακόλουθη εικόνα. Στην νέα σελίδα, η οποία θα εμφανιστεί, θα επιλέξετε το “Ρυθμίσεις Email”.

Είναι απαραίτητο να επικοινωνήσετε με τη εταιρία, η οποία σας παρέχει το email, και να ζητήσετε τα εξής στοιχεία:

Όνομα χρήστη Email
Κωδικός Email
Τύπος κρυπτογράφησης
Διακομιστής SMTP
Θύρα
τα οποία πρέπει να συμπληρωθούν στα αντίστοιχα πεδία.

Μόλις συμπληρωθούν τα παραπάνω, πατώντας το “Ρυθμίσεις δοκιμαστικού Email”, θα σταλεί αυτόματα ένα δοκιμαστικό email στην ηλεκτρονική διεύθυνση που έχετε επιλέξει.

Επίσης, μόλις αυτά συμπληρωθούν, μπορείτε να εξατομικεύσετε  τις ρυθμίσεις για τα email, τα οποία θα αποστέλλονται στους πελάτες, σημειώνοντας είτε συγκεκριμένο θέμα είτε γράφοντας στο κύριο σώμα του email.

Μόλις όλα έχουν συμπληρωθεί , με το κουμπί “Αποθήκευση”, γίνεται η αποθήκευση των ρυθμίσεων και η παραμετροποίηση έχει ολοκληρωθεί.

3.4. Ρυθμίσεις Αυτοματοποίησης

Δίνεται η δυνατότητα, επίσης, για Ρυθμίσεις Αυτοματοποίησης.

Η προκαθορισμένη κατάσταση είναι η Αυτοματοποίηση να είναι απενεργοποιημένη. Μπορείτε, όμως, εφόσον δημιουργήσετε κάποιες συνθήκες που επιθυμείτε πατώντας το “Ενεργοποίηση Αυτοματοποίησης” αυτή να γίνει ενεργή. Αρχικά, για να δημιουργήσετε μια νέα συνθήκη πρέπει να πατήσετε το “Προσθήκη συνθήκης”. Αυτή η ενέργεια αμέσως θα εμφανίσει την ακόλουθη εικόνα.

Μπορείτε να θέσετε ως συνθήκη κάθε φορά που η κατάσταση της παραγγελίας βρίσκεται σε μια από τις παραπάνω καταστάσεις, να αποστέλλεται απευθείας email στον πελάτη. Αυτό γίνεται κάνοντας τικ το “Αποστολή email στον πελάτη”.  Οι πιθανές καταστάσεις μιας παραγγελίας είναι: να αναμένεται πληρωμή, σε επεξεργασία, σε αναμονή, να έχει ολοκληρωθεί, να έχει ακυρωθεί, να έχουν επιστραφεί τα χρήματα και να έχει αποτύχει.

Για να διαγράψετε την συνθήκη, επιλέγετε το “Διαγραφή Συνθήκης”. Εναλλακτικά, επιλέξτε το σήμα της διαγραφής δίπλα από την συνθήκη, όπως παρουσιάζεται παρακάτω.

Είναι δυνατή η παράλληλη ενεργοποίηση περισσότερων από μία συνθηκών.

Μόλις είναι έτοιμες οι συνθήκες, τις οποίες έχετε δημιουργήσει και έχει ενεργοποιηθεί η αυτοματοποίηση, επιλέγετε το “Αποθήκευση”. Επίσης με το “Εκτέλεση τώρα” μπορείτε να εκτελέσετε την αυτοματοποίηση οποιαδήποτε στιγμή εσείς θελήσετε.

 4. Παραγγελίες

Για να γίνει είσοδος στην διαχείριση των παραγγελιών, επιλέγουμε από την λίστα που βρίσκεται αριστερά το “Παραγγελίες”. Αμέσως θα ανοίξει μια σελίδα με το σύνολο των παραγγελιών, τις οποίες έχετε λάβει. Στην αρχή της σελίδας εμφανίζονται τα φίλτρα, τα οποία θα σας βοηθήσουν για την καλύτερη διαχείριση και αναζήτηση των παραγγελιών.

Τα συγκεκριμένα φίλτρα δίνουν την δυνατότητα αναζήτησης παραγγελιών ανάλογα με την χρονολογία που έχουν γίνει, να εμφανιστούν παραγγελίες που έχουν λάβει χώρα μέσα σε ορισμένο χρονικό διάστημα, παραγγελίες ανάλογα με συγκεκριμένο πελάτη, αναζήτηση παραγγελιών ανάλογα με την κατάσταση στην οποία βρίσκεται η παραγγελία και ανάλογα με την κατάσταση στην οποία βρίσκεται η απόδειξη. Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερα από ένα φίλτρα και πατώντας το “Εφαρμόστε φίλτρο” να εμφανιστούν τα αποτελέσματα.

Πατώντας πάνω σε ένα από τα στοιχεία μιας παραγγελίας στην λίστα , ανοίγει μια νέα σελίδα η οποία επιτρέπει την επεξεργασία της από το WooCommerce.

Επιλέγοντας μια ή περισσότερες παραγγελίες (κάνοντας τικ στο κατάλληλο κουτάκι δίπλα από την παραγγελία),  μπορείτε να τις εκδώσετε πατώντας το “Έκδοση παραστατικών για τις επιλεγμένες παραγγελίες”.

Το “Log” εμφανίζει αναλυτικά για τις  παραγγελίες το αν έχουν εκδοθεί τα παραστατικά τους, αν έχουν σταλθεί mail στους πελάτες και πιθανά σφάλματα, τα οποία έχουν δημιουργηθεί, κατά την διάρκεια της παραγγελίας, είτε με το παραστατικό είτε με το mail που αποστέλλεται στον πελάτη.

 5. Παραστατικά

Για να γίνει είσοδος στην διαχείριση των παραστατικών επιλέγουμε από την λίστα, η οποία βρίσκεται αριστερά το “Παραστατικά”. Αμέσως μετά θα εμφανιστεί νέα σελίδα με τις αποδείξεις, οι οποίες έχουν εκδοθεί.

Αντίστοιχα, με την διαχείριση των παραστατικών, εμφανίζεται στην αρχή η δυνατότητα των φίλτρων, ώστε να μπορείτε να μειώσετε τον όγκο των αποτελεσμάτων ανάλογα με τις επιθυμίες σας για αναζήτηση. Για να γίνει αυτό, έχοντας προσθέσει τις παραμέτρους για τα φίλτρα, όπως αναλύσαμε στην προηγούμενη ενότητα, επιλέγετε το “Εφαρμόστε φίλτρο”.

Στα αποτελέσματα των αποδείξεων είσπραξης, πατώντας πάνω σε κάποια συγκεκριμένη απόδειξη στα στοιχεία της ,εμφανίζεται μια νέα σελίδα με το αρχείο του παραστατικού.

Στη συνέχεια, στη σελίδα των αποδείξεων μπορείτε να δείτε το αρχείο καταγραφής για τις αποδείξεις στο “Log”, δηλαδή τις πληροφορίες αναλυτικά καθώς και τα πιθανά σφάλματα, τα οποία έχουν εμφανιστεί κατά την δημιουργία  και κατά την αποστολή με email στον πελάτη. Επίσης, έχοντας επιλέξει μία ή περισσότερες παραγγελίες, κάνοντας τικ στο αντίστοιχο κουτάκι, μπορείτε είτε να τις αποστείλετε στους πελάτες με email πατώντας το “Αποστολή στον πελάτη” είτε να τις κατεβάσετε στο σύστημά σας πατώντας το “Λήψη επιλεγμένων αποδείξεων”.

Για οτιδήποτε άλλο χρειαστείτε , μην διστάσετε να επικοινωνήστε μαζί μας στο chat της ιστοσελίδας μας ή χρησιμοποιώντας την ενότητα “Επικοινωνία”.